印刷コストの削減法

 オフィスで経常的に発生する経費として大きなウェイトを占めるものが「印刷コスト・消耗品コスト」です。

 消耗品に関しては、最近ではインターネット販売や通信販売の普及により、多くの会社が経費節減に積極的に取り組んでいる姿が見受けられますが、印刷方法に関しては旧来のままで、本格的なコスト削減に手をつけていないことが多いというのが実態のようです。

 そこで、この章では「オフィス内の印刷」に焦点を絞って、削減策を示していきます。

 

印刷機器の変更

 通常コピーをとるときはコピー機を使います。会議の資料を作成して配るときも、プリントアウトしたものを複写していないでしょうか。

 コピー機をリースで使用している場合、「カウンター料金」というものが設定されていて、1回コピー・FAX・スキヤンするごとにこの料金が発生します。 ところが、レーザープリンタでの出力ならカウンター料金は発生しません。

 このカウンター料金は、普通モノクロ機で1枚(A4)当たり5~8円くらい、カラー機では1枚当たり30円~60円にもなります。しかし、レーザープリンタで出力すれば、1枚当たりの経費はモノクロで3円くらいです。

 レーザープリンタにもトナー代がかかりますが、モノクロ1本(約6,000枚の印刷が可能)で12,000円程度(1枚当たりの経費は12,000円÷6,000枚=2円)、さらにドラムユニット(消耗品)が必要で、1個で約3万枚印刷でき、金額は3万円程度です(1枚当

たりの経費は3万円÷3万枚=1円)。つまり、レーザープリンタによる1枚当たりの経費は2円十1円=3円になります。

 また、レーザープリンタもコピー機と同じくらいの速さで出力できるので、時間のロスが発生する心配もありません。

 具体的な削減金額は、コピー機のカウンター料金を1枚7円とすると、月2,000枚印刷したときの差額は4円(7円-3円)×2,000枚=8,000円にもなります。年間にすれば96,000円のコスト削減になるのです。

 

複合機から専用機に

 最近は、小規模なった複合機を使のオフィスでも、コピー・FAX・プリンタが一体となった複合機を使用しているケースが目立ちます。専用機を何台も置くよりも、空きスペースができることが大きなメリットですが、複合機と専用機のコストを比較してみると、次の表のようにな

りますので、複合機の使用法を見直して、コスト削減を図ることも検討すべきです。

■複合機と専用機のコスト比較

設例

5人のオフィスで1人1日に白黒コピー10枚とカラーコピー5枚、FAXを1日40枚受信する事務所のケース

 

複合機

カラープリンタ

白黒プリンタ

FAX

カラーコピー 40/

トナー込15/

コナー込3/

トナー0.7/

白黒コピー 7/

小計)7,500

小計)3,000

小計)560

白黒FAX 7/

 

 

 

計)32,600

計)11,060

 

 

【複合機】

カラー 25枚×40円×20目=20,000

白黒  50枚×7円×20目=7,000

FAX 40枚×7円×20日=5,600円        計 32,600円

 

【専用機】

カラー 25枚×15円×20日=7,500

白黒  50枚×3円=20日=3,000

FAX 40枚×0.7円×20日=560円         計 11,060円

 

●検証結果:3分の1のコストでコピーとFAXができることになります。


 

トナーの使用法を見直す

 ランニングコストの中でも大きなウェイ|ヽを占めるトナー代ですが、トナーのコスト削減策は2つあります。

 一つはまとめ買いによるコスト削減です。通常、トナーは1本単位で購入することが多いのですが、2本、6本セットで購入すると価格が安くなります。

 もう一つはリサイクルトナーの活用によるコスト削減です。最近ではリサイクルトナーの不良率は3%くらいで、ISO9001 (品質基準)やISO14001 (環境基準)を取得している工場もあります。機械自体の保証期間が終了したら、リサイクルトナーを使うことでコスト削減を図ることができます。

 では、機械の保証期間内はどうするかというと、汎用品の購入を検討してみるのも一つの方法です。汎用品とは、「ノーブランド品」や「白箱」と言われ、新品のカートリッジのことです。カートリッジは数社のメーカーで製造されています。たとえばA社のブランド名をカートリッジにつけて販売しますが、実はB社のカートリッジでも使えることかあります。汎用品には各社の対応接種が箱に明記されています。

 最近ではリサイクルトナーを取り扱っている販売業者が多く、価格差も大きいので、比較表を作成して検討する価値は大いにあります。

■リサイクルトナー価格比較表

メーカー名

カートリッジ名

定価

トナー取扱業者A

トナー取扱業者B

トナー取扱業者C

トナー取扱業者D

トナー取扱業者E

トナー取扱業者F

C社

EP-○○

42,000

9,975

5,670

4,725

4,725

5,400

5,775

EP-△△

10,290

6,982

4,625

3,990

3,990

4,600

4,725

EP-□□

37,800

8,279

5,670

5,733

5,900

5,985

E社

LPA3○○○

31,500

10,374

6,510

5,922

6,000

6,510

B社

TN-○○○

13,650

7,980

5,670

4,560

5,670

5,500

5,775

Z社

CT350○○

31,500

13,965

9,957

8,190

9,765

8,000

N社

PR-L36○○

42,000

15,960

12,600

8,400

9,135

12,800

P社

DE-○○

39,900

6,930

9,450

9,200

12,915

F社

LB○○

4,200

15,750

3,470

12,600

 

IT技術でペーパーレスに

 現在、事務機器メーカーがこぞって「ペーパーレスシステム」の提案を行っています。そのアイデアの中心は、サーバー上にビジネス文書を蓄積し、実際に紙に出力する作業を省くというものです。 FAXもサーバー上で処理し、紙に出力しなくて済む方法があります。送信はパソコンから行い、受信はサーバー上に蓄積してパソコンから閲覧するようにするのです。パソコンで作成した文書も、社内向けならば出力せずに、サーバー上に保管します。社外に配布するなど、本当に必要なものだけを出力するのです。

 みなさんの会社で支払っているコピーのカウンター料金を一度確認されてみてはいかがでしょうか。そして、その料金のうち、本当に出力しなくてはいけないものはどれだけあるか試算してみていただきたいと思います。

 ペーパーレスシステムの導入にはそれほど費用もかかりません。現在のプリンタドライバには標準で装備されている例が多く、インストールするだけですぐに使えます。ぜひ活用を検討してみてください。

 

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