印刷コストの削減法

　オフィスで経常的に発生する経費として大きなウェイトを占めるものが「印刷コスト・消耗品コスト」です。

　消耗品に関しては、最近ではインターネット販売や通信販売の普及により、多くの会社が経費節減に積極的に取り組んでいる姿が見受けられますが、印刷方法に関しては旧来のままで、本格的なコスト削減に手をつけていないことが多いというのが実態のようです。

　そこで、この章では「オフィス内の印刷」に焦点を絞って、削減策を示していきます。

印刷機器の変更

　通常コピーをとるときはコピー機を使います。会議の資料を作成して配るときも、プリントアウトしたものを複写していないでしょうか。

　コピー機をリースで使用している場合、「カウンター料金」というものが設定されていて、１回コピー・ＦＡＸ・スキヤンするごとにこの料金が発生します。　ところが、レーザープリンタでの出力ならカウンター料金は発生しません。

　このカウンター料金は、普通モノクロ機で１枚（Ａ４）当たり５～８円くらい、カラー機では１枚当たり30円～60円にもなります。しかし、レーザープリンタで出力すれば、１枚当たりの経費はモノクロで３円くらいです。

　レーザープリンタにもトナー代がかかりますが、モノクロ１本（約6,000枚の印刷が可能）で12,000円程度（１枚当たりの経費は12,000円÷6,000枚＝２円）、さらにドラムユニット（消耗品）が必要で、１個で約３万枚印刷でき、金額は３万円程度です（１枚当

たりの経費は３万円÷３万枚＝１円）。つまり、レーザープリンタによる1枚当たりの経費は２円十１円＝３円になります。

　また、レーザープリンタもコピー機と同じくらいの速さで出力できるので、時間のロスが発生する心配もありません。

　具体的な削減金額は、コピー機のカウンター料金を１枚７円とすると、月2,000枚印刷したときの差額は４円（７円－３円）×2,000枚＝8,000円にもなります。年間にすれば96,000円のコスト削減になるのです。

複合機から専用機に

　最近は、小規模なった複合機を使のオフィスでも、コピー・ＦＡＸ・プリンタが一体となった複合機を使用しているケースが目立ちます。専用機を何台も置くよりも、空きスペースができることが大きなメリットですが、複合機と専用機のコストを比較してみると、次の表のようにな

りますので、複合機の使用法を見直して、コスト削減を図ることも検討すべきです。

■複合機と専用機のコスト比較

設例	５人のオフィスで１人１日に白黒コピー１０枚とカラーコピー５枚、FAXを１日４０枚受信する事務所のケース

複合機	カラープリンタ	白黒プリンタ	FAX
カラーコピー　40円/枚	トナー込15円/枚	コナー込3円/枚	トナー0.7円/枚
白黒コピー　7円/枚	小計）7,500円	小計）3,000円	小計）560円
白黒FAX　7円/枚
計）32,600円	計）11,060円

【複合機】

カラー　25枚×40円×20目＝20,000円

白黒　　50枚×７円×20目＝7,000円

ＦＡＸ　40枚×７円×20日＝5,600円　　　　　　　　計　32,600円

【専用機】

カラー　25枚×15円×20日＝7,500円

白黒　　50枚×３円＝20日＝3,000円

ＦＡＸ　40枚×0.7円×20日＝560円　　　　　　　　計　11,060円

●検証結果：約3分の1のコストでコピーとFAXができることになります。

トナーの使用法を見直す

　ランニングコストの中でも大きなウェイ|ヽを占めるトナー代ですが、トナーのコスト削減策は２つあります。

　一つはまとめ買いによるコスト削減です。通常、トナーは１本単位で購入することが多いのですが、２本、６本セットで購入すると価格が安くなります。

　もう一つはリサイクルトナーの活用によるコスト削減です。最近ではリサイクルトナーの不良率は３％くらいで、ＩＳＯ9001 （品質基準）やＩＳＯ14001 （環境基準）を取得している工場もあります。機械自体の保証期間が終了したら、リサイクルトナーを使うことでコスト削減を図ることができます。

　では、機械の保証期間内はどうするかというと、汎用品の購入を検討してみるのも一つの方法です。汎用品とは、「ノーブランド品」や「白箱」と言われ、新品のカートリッジのことです。カートリッジは数社のメーカーで製造されています。たとえばＡ社のブランド名をカートリッジにつけて販売しますが、実はＢ社のカートリッジでも使えることかあります。汎用品には各社の対応接種が箱に明記されています。

　最近ではリサイクルトナーを取り扱っている販売業者が多く、価格差も大きいので、比較表を作成して検討する価値は大いにあります。

■リサイクルトナー価格比較表

メーカー名	カートリッジ名	定価	トナー取扱業者Ａ	トナー取扱業者Ｂ	トナー取扱業者Ｃ	トナー取扱業者Ｄ	トナー取扱業者Ｅ	トナー取扱業者Ｆ
Ｃ社	EP-○○	42,000	9,975	5,670	4,725	4,725	5,400	5,775
	EP-△△	10,290	6,982	4,625	3,990	3,990	4,600	4,725
	EP-□□	37,800	8,279	5,670	5,733	－	5,900	5,985
Ｅ社	LPA3○○○	31,500	10,374	6,510	5,922	－	6,000	6,510
Ｂ社	TN-○○○	13,650	7,980	5,670	4,560	5,670	5,500	5,775
Ｚ社	CT350○○	31,500	13,965	9,957	8,190	9,765	8,000	－
Ｎ社	PR-L36○○	42,000	15,960	12,600	8,400	9,135	12,800	－
Ｐ社	DE-○○	39,900	－	－	6,930	9,450	9,200	12,915
Ｆ社	LB○○	4,200	－	15,750	3,470	－	－	12,600

IT技術でペーパーレスに

　現在、事務機器メーカーがこぞって「ペーパーレスシステム」の提案を行っています。そのアイデアの中心は、サーバー上にビジネス文書を蓄積し、実際に紙に出力する作業を省くというものです。ＦＡＸもサーバー上で処理し、紙に出力しなくて済む方法があります。送信はパソコンから行い、受信はサーバー上に蓄積してパソコンから閲覧するようにするのです。パソコンで作成した文書も、社内向けならば出力せずに、サーバー上に保管します。社外に配布するなど、本当に必要なものだけを出力するのです。

　みなさんの会社で支払っているコピーのカウンター料金を一度確認されてみてはいかがでしょうか。そして、その料金のうち、本当に出力しなくてはいけないものはどれだけあるか試算してみていただきたいと思います。

　ペーパーレスシステムの導入にはそれほど費用もかかりません。現在のプリンタドライバには標準で装備されている例が多く、インストールするだけですぐに使えます。ぜひ活用を検討してみてください。

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